Von der Dokumentation über die Tourenplanung bis zur kassenfertigen Sammelrechnung. Hier sehen Sie jede Funktion im Detail — nutzenorientiert erklärt, ohne Pflegedienst-Ballast.
Sammelrechnung, Leistungsnachweise & DATEV-Export.
Auto- & Sprach-Doku, Dokumente, Vorlagen & Vollmachten.
Dienstplan, Tagesroute auf der Karte & Kapazität.
Route, Schichtplan, Unterschrift & Kamera-Scan unterwegs.
Geführte Einrichtung mit KI-Import in rund 30 Minuten.
Transparenz für Familien in einem geschützten Bereich.
Sehen, wo Budget zu verfallen droht — bevor es passiert.
Lohn-Vorschau, Pflegegrad-Orientierung, Qualität & Fortbildung.
Carelis bildet genau den §45b-Prozess ab und rechnet die Besonderheiten mit, die sonst Handarbeit sind.
Carelis fasst die erfassten Einsätze eines Klienten zur monatlichen Sammelrechnung zusammen. Der Entlastungsbetrag von 131 € pro Monat wird gegen die Pflegekasse aufbereitet, der Eigenanteil als separate Privatrechnung ausgewiesen — und das Kontingent automatisch gedeckelt.
Carelis bereitet die Abrechnung kassenfertig auf. Der elektronische Datenaustausch (DTA) erfolgt über ein Abrechnungs-/Rechenzentrum.
| Nummer | Betreute/r | Kostentr. | Zeitraum | Betrag | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-0142 | Müller, Anna | Pflegekasse | Juni 2026 | 131,00 € | bezahlt |
| 2026-0143 | Schmidt, Peter | Pflegekasse | Juni 2026 | 179,00 € | offen |
| 2026-0144 | Schmidt, Peter | Privat | Juni 2026 | 36,00 € | offen |
| 2026-0145 | Weber, Ingrid | Pflegekasse | Juni 2026 | 131,00 € | bezahlt |
Jeder Einsatz wird mit Leistungsart und Dauer festgehalten und vom Klienten signiert. Zum Monatsende hängen die unterschriebenen Nachweise direkt an der Sammelrechnung — kassenfertig aufbereitet, ohne Zettelwirtschaft.
| Datum | Leistung | Zeit | Erbr. |
|---|---|---|---|
| 03.06. | Begleitung | 60 Min. | ✓ |
| 07.06. | Hauswirtschaft | 45 Min. | ✓ |
| 12.06. | Betreuung | 90 Min. | ✓ |
| 19.06. | Begleitung | 60 Min. | ✓ |
Ihre Abrechnungsdaten geben Sie als DATEV-Export an Ihre Steuerberatung weiter — ohne doppeltes Erfassen und ohne Excel-Umweg. So bleibt die Buchhaltung anschlussfähig.
Was am Klienten passiert, ist schnell dokumentiert — und alle Unterlagen liegen an einem Ort.
Nach dem Einsatz sprechen oder tippen Sie ein paar Stichworte. Carelis macht daraus einen formulierten Entwurf für den Betreuungsbericht. Sie lesen drüber, korrigieren wenn nötig und bestätigen — der Mensch behält das letzte Wort.
Laut Branchen-Erfahrung entfallen auf Dokumentation oft 60–90 Minuten pro Tag. Wie viel Carelis bei Ihnen einspart, hängt von Ihrem Arbeitsalltag ab.
Heute gemeinsamer Spaziergang über den Wochenmarkt. Frau Müller war gut gelaunt und gesprächig …
Verträge, Bescheide, Berichte und Schreiben liegen pro Klient gebündelt. Für wiederkehrende Schreiben nutzen Sie fertige Vorlagen — das spart Tipparbeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Wer darf für einen Klienten unterschreiben oder Auskunft erhalten? Vollmachten und Bevollmächtigte hinterlegen Sie strukturiert beim Klienten — so ist im Alltag immer klar, wer wofür zuständig ist.
Schichten, Einzeleinsätze und Tagesrouten greifen ineinander — vom Wochenplan bis zur Reihenfolge auf der Karte.
Schichten und Einzeleinsätze planen Sie im Wochenkalender und weisen sie Ihren Betreuungskräften zu. Konflikte bei Doppelbelegung erkennt Carelis, bevor sie zum Problem werden.
Die Tagesroute zeigt Ihren Betreuungskräften die Reihenfolge der Besuche auf der Karte — damit der Tag rund läuft und keine Fahrt unnötig wird.
Anfragen von Interessenten halten Sie strukturiert fest, statt sie auf Zetteln zu verlieren. Carelis zeigt, wann wieder Kapazität für neue Betreute frei wird — damit Sie planbar wachsen.
Ihre Betreuungskräfte sehen ihre Route und ihren Schichtplan, erfassen Einsätze vor Ort und lassen direkt unterschreiben.
Ihre Betreuungskräfte haben die Tagesroute, ihren Schichtplan und ihr eigenes Konto immer dabei. Der Einsatz wird direkt vor Ort festgehalten — kein Nachtragen am Abend.
Den Leistungsnachweis unterschreibt der Klient direkt am Display. Belege und Unterlagen erfassen Ihre Kräfte mit der Kamera — der KI-Import liest auch eingescannte Dokumente aus.
Vom geführten Einstieg über das Angehörigen-Portal bis zu Berichten, die zeigen, wo Budget zu verfallen droht.
Der Setup-Assistent richtet Carelis mit Ihnen ein. Bestehende Stammdaten — auch eingescannte Listen — liest der KI-Import ein, sodass Sie nicht alles von Hand abtippen müssen. Der Assistent bleibt danach an Ihrer Seite und beantwortet Ihre Fragen.
Die Zeitangabe ist ein realistischer Richtwert und hängt vom Umfang Ihrer Daten ab.
Angehörige sehen in einem geschützten Bereich, welche Einsätze stattgefunden haben und wie viel vom Entlastungsbetrag noch offen ist. Das schafft Vertrauen und nimmt Ihnen Rückfragen ab.
Auswertungen zeigen auf einen Blick, bei welchen Klienten der Entlastungsbetrag ungenutzt zu verfallen droht — damit Sie rechtzeitig gegensteuern und nichts liegen bleibt.
Bewusst ehrlich eingeordnet: Hilfen zur Orientierung, keine amtlichen oder medizinischen Aussagen.
Aus den erfassten Arbeitszeiten erstellt Carelis eine Arbeitszeit-Auswertung mit Lohn-Vorschau für Ihre Betreuungskräfte.
Unverbindliche Vorschau, keine amtliche Lohnabrechnung.Eine erste Einschätzung zum möglichen Pflegegrad — als Orientierung im Gespräch mit Klienten und Angehörigen.
Dient der Orientierung, kein MDK-Ersatz und kein medizinischer Anspruch.Wiederkehrende Aufgaben und Nachweise für Ihr Qualitätsmanagement behalten Sie strukturiert im Blick.
Absolvierte Fortbildungen und Qualifikationen Ihrer Betreuungskräfte halten Sie nachvollziehbar fest.
Arbeitszeiten werden mit dem Einsatz erfasst — Grundlage für Auswertung und Lohn-Vorschau, ohne Doppelerfassung.
Daten in der EU, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennter und rollenbasierter Zugriff.
Einzelheiten in der Datenschutzerklärung und im AVV.Carelis ist verfügbar. Richten Sie Ihren Dienst in wenigen Schritten ein und starten Sie sofort — der Assistent begleitet Sie bei der Einrichtung.